Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales

BUSES ARMENIA S.A.

Principios Generales y Postulados

Artículo 1.- La Sociedad Buses Armenia S.A., por medio de este manual garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

El presente Manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje la sociedad, a quien en ejercicio de cualquier actividad, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Buses Armenia S.A., y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla, los cuales serán registrados de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 y el período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que Buses Armenia S.A., desarrolle su objeto social.

Artículo 2.- Marco Legal

Artículo 3.- Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Artículo 4.- Principios Específicos

La Sociedad Buses Armenia S.A., acogerá los siguientes principios específicos que se fijan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Artículo 5.- Dato Sensible

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Artículo 6.- Tratamiento de Datos Sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Artículo 7 y 8.- Autorización y Excepciones

Artículo 7.- Autorización del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Artículo 8.- Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Artículo 8.- Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Artículo 9.- Deberes de la Sociedad Buses Armenia S.A.

Cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Artículo 10, 11 y 12.- Registro, Consentimiento y Medios

Artículo 10.- Registro Nacional de bases de datos: Buses Armenia S.A., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

Buses Armenia S.A., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Artículo 11.- Autorizaciones y consentimiento: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Buses Armenia S.A., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

Artículo 12.- Medio y manifestaciones para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Buses Armenia S.A., y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. (Anexo 1)

Artículo 13.- Prueba de la autorización

Buses Armenia S.A., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Artículo 13.- Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (anexo 2)

Artículo 14.- Alcance y contenido del Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Artículo 15.- Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información

En atención y en consonancia con lo dispuesto en disposiciones vigentes, aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a La empresa, en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a La Sociedad, en su condición de Responsable del Tratamiento.
  3. A recibir información por parte de La Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 16.- Deberes de Buses Armenia en relación con el tratamiento de los datos personales

Buses Armenia, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Artículo 17.- Garantías del Derecho de Acceso

Se garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Artículo 18.- Consultas

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Buses Armenia S.A., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales La empresa garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
  2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
  3. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Artículo 19.- Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de la Empresa.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Artículo 20.- Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de La Sociedad, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Buses Armenia S.A., señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Artículo 21.- Rectificación y actualización de datos

Buses Armenia S.A., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

Buses Armenia S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

Buses Armenia, podrá establecer para estos fines, formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Artículo 22.- Supresión de datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Buses Armenia S.A., la supresión de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Artículo 23.- Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, La Sociedad Buses Armenia S.A., deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Buses Armenia S.A., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Artículo 24.- Seguridad de la información y medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Buses Armenia S.A., adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Artículo 25.- Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con Buses Armenia S.A., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Buses Armenia S.A.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Buses Armenia S.A., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con Buses Armenia S.A., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

Buses Armenia S.A., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

Artículo 26.- Función de protección de datos personales al interior de Buses Armenia S.A.

Buses Armenia S.A., como empresa privada y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como directa responsable del tratamiento de Datos Personales; y las distintas dependencias tanto operativas como administrativas actuararan como encargados del tratamiento de datos personales, así por ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de trabajadores actúa como encargado del tratamiento El Área de Recursos Humanos; para el caso de datos financieros y comerciales actúa como encargado del tratamiento La Gerencia y el Área de Almacén y Contabilidad.

Buses Armenia S.A., designa a la oficina del Área Jurídica, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que usted considere que Buses Armenia S.A., dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida la Gerencia de la sociedad, ubicada en la carrera 18 N° 55-37, en Armenia Quindío, teléfono 7472266 y 7478270, Correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co y jurídica@busesarmenia.com.co

El presente manual rige a partir del veintidós (22) de julio de 2013 y deja sin efectos los reglamentos, manuales o cualquier otra medida que se hubiesen podido adoptar al respecto por parte de la empresa.

Omar Aristizábal Ruiz
Gerente

Política de Tratamiento de Datos Personales - Buses Armenia S.A.

BUSES ARMENIA S.A., en ejercicio de sus actividades laborales y comerciales, ha diseñado la política para el tratamiento de datos personales, en la que se contrae los principios y reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares de información personal, que se contraen a:

1.- Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales requerirá la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.

2.- Finalidad de la autorización: Los datos personales objeto de tratamiento se obtienen con las siguientes finalidades:

  1. Para el envío de información a sus contratistas, proveedores, trabajadores y familiares;
  2. Para la prestación de los servicios seguridad social integral de los trabajadores y sus beneficiarios;
  3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de sus accionistas;
  4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus trabajadores, familiares y proveedores, mediante el envío de información relevante, en la prestación del servicio, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS) por parte del área Recursos Humanos, operativa, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
  5. Para la interacción con sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.
  6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
  7. Para el cumplimiento y la verificación de saldos de sus acreedores;
  8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores, cuando haya lugar;
  9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios;
  10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
  11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  13. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables;
  14. Cumplir con los procesos internos de la empresa en relación con proveedores y contratistas;
  15. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes con el fin de cumplir los contratos celebrados.

3.- Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.

4.- Circulación restringida: Los Datos Personales solo serán Tratados por el personal que la empresa autorice, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por la empresa para tratarlos.

5.- Acceso restringido: Buses Armenia S.A., no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

6.- Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por la Empresa como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y Buses Armenia S.A., haya terminado, a la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por la Ley. Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo justifique.

7.- Acceso a la información: El Titular, directamente o a través de las personas habilitadas por el Régimen General de Protección de Datos Personales, podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que motiven nuevas consultas. En el evento en que se realice más de una consulta por cada mes calendario, Buses Armenia S.A., cobrará al Titular los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.

8.- Derechos de los Titulares: De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la empresa, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  3. Presentar solicitudes ante Buses Armenia S.A., o la persona encargada del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de la empresa en cualquier momento, o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que BUSES ARMENIA o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley.

9.- Transferencia, transmisión y revelación de datos personales: LA EMPRESA podrá revelar a otras compañías con las que tenga vínculos, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando:

  1. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA;
  2. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

  1. Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
  2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  3. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

10.- Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes: Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11.- Procedimiento para la atención y respuesta a peticiones, consulta, quejas y reclamos de los titulares de datos personales: Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

11.1. Atención y Respuesta a Peticiones y Consultas: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante:

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas (conservan prueba de las mismas):

11.2. Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3. Atención y Respuesta a Quejas y Reclamos: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados:

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

11.4. Medios de Recepción: LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

11.5. Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.- Legislación Aplicable: Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

13.- Responsabilidad del Tratamiento de Datos Personales: La Responsabilidad del Tratamiento de los Datos Personales es de la Sociedad BUSES ARMENIA S.A., a través de sus área de Recursos Humanos, Operativa, Seguridad Social, Recepción y Sistemas; sin embargo, todos los funcionarios que realzan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas están obligados a reportar estas bases de datos al área de Sistemas, para que ésta procesa a su registro, igualmente a dar traslado de manera inmediata de todas las peticiones, quejas y reclamos que reciban por parte de sus titulares a la Gerencia o el área Jurídica de la Empresa.

Buses Armenia es una sociedad legalmente constituida, con domicilio en la ciudad de Armenia, en la carrera 18 N° 55-37, con Dirección electrónica: www.busesarmenia.com.co, con correo electrónico basa@busesarmenia.com.co teléfono 7472266. La presente Política entró en vigencia el 22 de julio de 2013.

Omar Aristizábal Ruiz
Gerente

ANEXO 1 - Documento de Autorización y Refrendación de Uso de Datos Personales

Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas Buses Armenia S.A., como empresa privada que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las áreas administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la empresa. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la actividad Comercial y Laboral, de forma directa o a través de terceros.

Buses Armenia S.A., en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: carrera 18 N° 55-37, en Armenia Quindío, teléfono 7472266 y 7478270, Correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co y jurídica@busesarmenia.com.co

[ Espacio para firma del titular / trabajador / proveedor / cliente ]

_________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi condición de ___________ (trabajador, proveedor, cliente) declaro que conozco el manual y política de protección y tratamiento de datos personales, establecidas por Buses Armenia S.A., y “Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”. Si no deseara que mis datos personales sean utilizados por Buses Armenia S.A., me reservo el derecho a revocar de manera parcial o total tal autorización de manera expresa e inequívoca, directa, expresa y por escrito bien sea en medio físico o electrónico, que ya conozco; o de manera oral, o por cualquier medio o conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que se revoca tal autorización o consentimiento. Igualmente autorizo, para que cualquier comunicación, documento o soporte de pago, me sea remitida a mi lugar de residencia en ________________________________o al correo electrónico _____________________.

En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que Buses Armenia S.A., dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo o que se difunda información relacionada con la Empresa y sus actividades, según el presente documento, usted podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de la Gerencia, Área Jurídica, Recursos Humanos, responsable de protección de datos de la empresa en: La carrera 18 N° 55-37, en Armenia Quindío, teléfono 7472266 y 7478270, Correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co y jurídica@busesarmenia.com.co

_________________________
Nombre, cédula y firma

ANEXO 2 - Modelo Aviso de Privacidad

Buses Armenia S.A., con domicilio en la Ciudad de Armenia, Quindío, es Responsable del Tratamiento de los datos personales que le han suministrado y le suministren sus clientes, proveedores y trabajadores. Para el efecto nos podrán contactar en nuestras oficinas del domicilio principal, en la Carrera 18 N° 55-37, al correo electrónico basa@busesarmenia.com.co jurídica@busesarmenia.com.co al teléfono 7472266, fax 7478270.

La Información proporcionada por el titular del dato a Buses Armenia S.A., se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de tratamiento para:

Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted en el proceso de vinculación.

Se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de Buses Armenia S.A., que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, en la pagina web www.busesarmenia.com.co o solicitándola a los correos electrónicos basa@busesarmenia.com.co, jurídica@busesarmenia.com.co o directamente en el domicilio principal de la sociedad, ubicado en la carrera 18 N° 55-37 de Armenia Quindío.